Kilometrówka czy elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu

Dwa dokumenty, które łatwo pomylić

Kilometrówka to ewidencja jazd lokalnych, najczęściej prywatnym autem używanym do celów firmy, z której rozlicza się zwrot kosztów za przejechane kilometry. Ewidencja przebiegu pojazdu z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT to dokument potrzebny do pełnego odliczenia VAT od samochodu firmowego. Pola są podobne, cel inny, a oba da się prowadzić w arkuszu albo w programie.

Jeśli wybierasz między papierem a programem, odpowiedz najpierw sobie, który dokument naprawdę potrzebujesz. Pierwszy rozlicza koszty jazd, drugi decyduje o tym, czy odliczysz 100 czy 50 procent VAT. Wynik kosztu jest zupełnie inny, więc rachunek zaczynamy od drugiego.

Kiedy kilometrówka w zupełności wystarcza

Jedno auto, kilka wyjazdów w miesiącu, jeden kierowca, który i tak pamięta swój kalendarz. Wtedy arkusz albo zeszyt kosztuje pięć minut po każdej jeździe i nie ma sensu płacić za program. To samo, gdy auto jeździ też prywatnie i odliczasz 50 procent, bo nie masz obowiązku prowadzenia ewidencji z art. 86a.

Problem pojawia się, gdy aut jest kilka, kierowcy się zmieniają, a ewidencję dopisuje się raz w miesiącu z pamięci. Wtedy rośnie liczba błędów w datach i stanach licznika, a to je urząd widzi jako pierwsze.

Przykładowy rachunek dla czterech aut

Załóżmy firmę z czterema autami używanymi wyłącznie służbowo, w której każde auto wymaga około 40 minut ręcznej pracy miesięcznie (przepisanie licznika, uzupełnienie celów, poprawki po pytaniach księgowej). To 160 minut, czyli nieco ponad 2,5 godziny. Do tego księgowa spędza około 10 minut na auto na wyjaśnianiu braków, kolejne 40 minut. Razem około 3,3 godziny miesięcznie. To założenia przykładowe, nie pomiar, więc podstaw własne liczby.

Przy stawce godzinowej 60 zł (twoja albo pracownika administracji) daje to około 200 zł miesięcznie samego czasu. Plan Start w Locate kosztuje 199 zł netto za do 5 pojazdów, a lokalizatory to jednorazowo około 150 do 300 zł za sztukę. Sam czas nie zawsze więc przesądza, ale dochodzi druga strona rachunku, czyli pełny VAT.

Druga strona rachunku, czyli VAT

Dla auta z VAT od raty, serwisu i paliwa na poziomie 6 000 zł rocznie połowa to 3 000 zł różnicy między 50 a 100 procentami. Przy czterech autach to około 12 000 zł rocznie. Koszt abonamentu to 2 388 zł netto w skali roku. Przykład jest uproszczony i nie uwzględnia limitów w leasingu ani kosztów uzyskania przychodu, ale pokazuje proporcje.

Warunki pełnego odliczenia, w tym złożenie VAT-26 i wyłączne używanie auta w działalności, ustalasz z księgową. Szerzej liczymy to w artykule o tym, czy 100 procent VAT od auta firmowego się opłaca.

Ryzyko, którego arkusz nie pokazuje

Arkusz nie zna prawdy o trasie, wierzy temu, kto go wypełnia. Jeśli wpisy powstają po fakcie, różnice między stanami licznika a przeglądami, tankowaniami czy lokalizacją telefonu mogą wyjść przy kontroli. Elektroniczna ewidencja z GPS opiera wpis na zapisanej trasie, a my opisujemy to dokładniej w artykule o tym, czy GPS wystarczy przy kontroli VAT.

Nie jest to gwarancja przejścia kontroli. Dokument musi nadal zawierać cel wyjazdu wskazany przez kierowcę i dotyczyć aut używanych tylko służbowo. Daje jednak ciągłość i spójność danych, której ręczny zapis rzadko dorównuje.

Kiedy zmiana na ewidencję elektroniczną się opłaca

Praktyczna reguła brzmi tak. Masz co najmniej dwa, trzy auta używane służbowo, chcesz odliczać pełny VAT, a ewidencja zajmuje komuś w firmie ponad godzinę miesięcznie. Albo księgowa regularnie dzwoni po stany licznika. Wtedy zamiana arkusza na program zwykle zwraca się z samego czasu i spokoju, a VAT jest dodatkiem.

Dla pojedynczego auta rozsądny jest wariant ewidencji przebiegu dla JDG, jeśli wieczorne przepisywanie licznika cię męczy. Dla spółki z kilkoma autami lepiej pasuje strona o ewidencji przebiegu w leasingu.

Jak przejść z papieru na program bez bałaganu

Zamknij ostatni miesiąc w arkuszu, zapisz końcowe stany liczników i od następnego miesiąca prowadź ewidencję w programie. Wczytaj przykładową trasę z nawigacji w demo ewidencji, pokaż wynik księgowej i zapytaj, czy format jej pasuje. Gotowy opis rozwiązania znajdziesz na stronie o elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu, a ceny w cenniku.

Jeśli równolegle zakładasz lub odświeżasz wizytówkę firmy, kreator Strona przygotuje stronę internetową na podstawie jednego zdania opisu, co przydaje się zwłaszcza małym firmom usługowym z kilkoma autami.

Najczęstsze pytania o wybór

Czy kilometrówka wystarczy do odliczenia 100 procent VAT? Zwykle nie samodzielnie, bo liczą się pola z art. 86a ust. 7 oraz warunek wyłącznego używania auta w działalności. Czy ewidencja w programie jest dopuszczalna? Przepisy określają zawartość, nie formę, więc dokument elektroniczny jest dopuszczalny. Szczegóły sprawdzisz w ustawie o VAT i potwierdzisz z księgową.

Sprawdź to na własnej trasie

Wczytaj plik trasy i zobacz przejazdy oraz gotową ewidencję przebiegu.

Uruchom demo

Czytaj dalej

Kilometrówka czy elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu, co wybrać