Program do ewidencji przebiegu pojazdu, co sprawdzić

Czy program ma wszystkie pola z art. 86a ust. 7

To pierwszy test i najprostszy do sprawdzenia. Ewidencja do pełnego odliczenia VAT ma zawierać między innymi numer kolejny wpisu, daty rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu, opis trasy od miejsca do miejsca, liczbę przejechanych kilometrów, cel wyjazdu, stany licznika na początku i końcu oraz dane kierującego. Poproś o przykładowy plik i sprawdź każde pole z listy.

Jeśli program podaje tylko sumę kilometrów za dzień albo gubi stany licznika, księgowa dopisze brakujące dane ręcznie, a po to kupujesz program, żeby tego nie robić. Pełny opis pól jest w artykule o ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Skąd program bierze kilometry

Są trzy źródła. Pierwsze to ręczne wpisy kierowcy, czyli ta sama kilometrówka w ładniejszym oknie. Drugie to zdjęcie licznika, które i tak wymaga pamiętania o robieniu zdjęć. Trzecie to zapisane trasy z lokalizatora GPS, z których wpisy powstają same.

Przy flocie większej niż dwa auta tylko trzecie źródło realnie zdejmuje pracę z ludzi. Porównanie kosztów i czasu wszystkich trzech opisujemy w artykule ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS.

Czy da się zamknąć okres i zablokować edycję

Przy sprawdzeniu liczy się wiarygodność dokumentu. Zapytaj, czy po zatwierdzeniu miesiąca wpisy są zablokowane, kto może je odblokować i czy zostaje ślad zmiany. Program, w którym każdy może cicho poprawić kilometry z zeszłego roku, daje księgowej mniej pewności niż zwykły arkusz z historią wersji.

Dobrze, jeśli zatwierdza kierownik albo właściciel, a księgowa dostaje już zamknięty okres. Tak działa zatwierdzanie okresu w programie do ewidencji przebiegu pojazdu Locate.

Jak program traktuje jazdy prywatne

Jeśli auto bywa używane prywatnie, program powinien pozwolić oznaczyć taką jazdę i wyłączyć ją z ewidencji służbowej. Sprawdź też, czy kierowca zrobi to w telefonie, bo wieczorna edycja przez przeglądarkę na komputerze to kolejny powód, dla którego dane będą uzupełniane po tygodniu.

Czy dane auto kwalifikuje się do pełnego odliczenia, nie rozstrzyga program, tylko sposób używania pojazdu i ocena księgowej. Dostawca, który obiecuje to za ciebie, mówi więcej, niż może wiedzieć.

Jaki jest eksport dla księgowej

Księgowa potrzebuje pliku, który otworzy bez instalowania czegokolwiek. XLSX i PDF na pojazd, z kolejnymi numerami wpisów, to minimum. Poproś o plik z danych testowych i pokaż go swojej księgowej przed zakupem. Jeśli ona mówi, że czegoś brakuje, lepiej usłyszeć to przed podpisaniem umowy niż po pierwszym rozliczeniu.

Ile kosztuje program i na jak długo się wiążesz

Spotkasz dwa modele. W pierwszym płacisz za każdy pojazd, często w pakiecie z urządzeniem i umową na 24 lub 36 miesięcy. W drugim płacisz za plan obejmujący określoną liczbę aut, a lokalizator kupujesz sam. Policz sumę na trzy lata dla swojej floty, a nie miesięczną stawkę z cennika.

W Locate plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł. Aktualne ceny są w cenniku, a szersze porównanie kosztów w artykule ile kosztuje ewidencja przebiegu pojazdu.

Czy program zostanie z tobą, gdy zmieni się flota

Zapytaj, co się dzieje, gdy dokupisz pięć aut, gdy zatrudnisz kierowców albo gdy przekształcisz jednoosobową firmę w spółkę. Narzędzie, które wymusza zmianę systemu przy każdym z tych kroków, kosztuje później dwa razy. Sprawdź także, czy lokalizatory mają otwarty protokół, bo wtedy sprzęt nie wiąże cię z jednym dostawcą.

Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz opis dla JDG, a jeśli zespół handlowy, opis dla handlowców w terenie.

Lista pytań do dostawcy

Zanim kupisz, zapytaj o sześć rzeczy i zapisz odpowiedzi.

czy w pliku są wszystkie pola z art. 86a ust. 7, w tym stany licznika
skąd pochodzą kilometry i co wpisuje kierowca
czy okres da się zatwierdzić i zablokować, kto może go odblokować
jak oznacza się jazdy prywatne i czy działa to w telefonie
jaki plik dostaje księgowa i czy można go zobaczyć przed zakupem
ile kosztuje trzyletnia umowa dla twojej floty i jak wygląda rezygnacja

Jak sprawdzić to w praktyce

Najlepszy test to jedno własne auto i jeden prawdziwy tydzień tras. W Locate możesz wczytać plik GPX, KML lub CSV ze swojej nawigacji i zobaczyć, jak z jazdy powstaje wpis z kompletem pól, w demo ewidencji. Księgowej wystarczy pokazać wynik.

Jeśli zatwierdzenie okresu ma wymagać podpisu kilku osób, na przykład kierownika i właściciela, warto od razu zobaczyć, jak firmy załatwiają obieg dokumentów przez podpis elektroniczny i ścieżki akceptacji. To osobna sprawa od ewidencji, ale często pojawia się w tej samej rozmowie z księgową.

Sprawdź to na własnej trasie

Wczytaj plik trasy i zobacz przejazdy oraz gotową ewidencję przebiegu.

Uruchom demo

Czytaj dalej