Ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS dla firmy

Krótka odpowiedź

Jeśli firma ma jedno auto i jeździ nim jedna osoba, arkusz kalkulacyjny jest do przyjęcia, pod warunkiem że wpisy powstają na bieżąco. Gdy aut jest kilka, a kierowców kilku, ręczna ewidencja zaczyna kosztować więcej niż abonament, bo ktoś musi zbierać stany liczników, odtwarzać trasy i pilnować kompletności. Ewidencja z GPS zapisuje trasę w chwili jazdy i zostawia kierowcy tylko cel wyjazdu.

Co musi zawierać ewidencja, niezależnie od narzędzia

Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wymienia pola, które powinny się znaleźć w ewidencji przebiegu pojazdu przy odliczeniu 100 procent VAT: numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, stan licznika na początek i koniec okresu, a dla każdego wyjazdu numer kolejny, datę, opis trasy, liczbę kilometrów, cel wyjazdu i dane kierującego. Narzędzie nie zmienia tych wymagań. Zmienia to, jak łatwo je spełnić i jak łatwo udowodnić, że dane są prawdziwe.

• numer rejestracyjny i okres ewidencji
• stan licznika na początek i koniec okresu
• numer wpisu, data wyjazdu i opis trasy od miejsca do miejsca
• liczba kilometrów, cel wyjazdu i kierujący

Gdzie Excel zawodzi

Pierwszy problem to źródło danych. Arkusz jest tak dobry, jak pamięć kierowcy. Trasy wpisane pod koniec miesiąca mają zaokrąglone kilometry i brakujące postoje, a stany licznika na początku i końcu wyjazdu rzadko się zgadzają z kolejnymi wpisami.

Drugi problem to praca. Przy kilku autach ktoś musi zebrać dane od każdego kierowcy, przepisać je, sprawdzić ciągłość liczników i uzupełnić braki. Trzeci to wiarygodność przy kontroli, bo plik edytowalny bez śladu zmian budzi więcej pytań niż zapis, który powstał w chwili jazdy.

Czwarty problem pojawia się, gdy zmienia się osoba prowadząca ewidencję. Arkusz bez jasnych zasad staje się osobnym dokumentem u każdego kierownika.

Gdzie GPS wygrywa, a gdzie nie

GPS wygrywa tam, gdzie trasy są powtarzalne i jest ich dużo: serwis w terenie, handlowcy, dostawy. Kilometry, daty i opis trasy powstają automatycznie, a kierowca uzupełnia tylko cel. Stany liczników są wyliczane ciągle, więc nie ma przerw między wpisami.

GPS nie wygrywa w jednym przypadku: gdy samochód jeździ kilka razy w miesiącu i nikt nie chce kupować lokalizatora ani płacić abonamentu. Wtedy arkusz, prowadzony z dyscypliną, jest uczciwym wyborem. Warto też pamiętać, że lokalizator sam nie robi ewidencji. Potrzebne jest oprogramowanie, które zamieni punkty na wpisy i wygeneruje dokument.

Porównanie w jednym miejscu

Najkrócej: w Excelu płacisz czasem ludzi i ryzykiem luk, z GPS płacisz abonamentem i kilkaset złotych za lokalizator na auto, ale odzyskujesz czas i masz dane, które trudno zakwestionować. Przy flocie powyżej kilku pojazdów rachunek zwykle wychodzi na korzyść GPS (plany opisuje cennik), co łatwo sprawdzić, mnożąc godziny pracy przy ewidencji przez stawkę osoby, która ją prowadzi.

• jedno auto, mało jazd: arkusz, jeśli wpisy powstają na bieżąco
• 2 do 5 aut: GPS zwykle się opłaca, bo kierowców i liczników jest więcej niż uwagi księgowej
• 6 i więcej aut: ręczna ewidencja jest zazwyczaj droższa od abonamentu
• zmieniające się auta i kierowcy: GPS ułatwia, bo dane są przypisane do pojazdu

Najczęstsze błędy w ręcznej ewidencji

Najczęściej widać cztery rzeczy. Wpisy bez celu wyjazdu albo z celem „służbowo”, który nic nie mówi. Luki w licznikach, bo stan końcowy jednego wyjazdu nie jest stanem początkowym następnego. Kilometry okrągłe co do dziesiątki, które wyglądają na szacunek. I wreszcie ewidencja uzupełniana hurtem po kwartale, a nie na bieżąco.

Każdy z tych błędów sam w sobie jeszcze nie przesądza o utracie prawa do odliczenia, ale razem tworzą obraz dokumentu, który trudno obronić. Program z GPS usuwa trzy z nich z definicji: kilometry, liczniki i daty są zapisywane automatycznie. Czwarty, czyli cel wyjazdu, pozostaje po stronie kierowcy, dlatego warto ustalić prostą listę celów, z których wybiera.

Jak policzyć, czy to się opłaca u Ciebie

Weź liczbę aut i pomnóż przez czas, który miesięcznie schodzi na jedną ewidencję: zbieranie stanów liczników, przepisywanie, sprawdzanie ciągłości, poprawki po uwagach księgowej. Pomnóż przez godzinową stawkę osoby, która to robi, i dodaj koszt błędów, które musiałeś poprawiać. Porównaj wynik z miesięcznym planem oraz jednorazowym zakupem lokalizatorów.

Nie podajemy tu uśrednionego czasu, bo zależy on od firmy. Zmierz własny przez jeden miesiąc. Jeśli wyjdzie, że ewidencja pochłania kilka godzin miesięcznie na flotę, różnica wobec abonamentu szybko się zamyka.

Jak przejść z arkusza na ewidencję z GPS

Nie trzeba zaczynać od zera. Możesz kontynuować dotychczasowy arkusz do końca okresu rozliczeniowego, a od następnego miesiąca prowadzić ewidencję w programie. Trasy z innego systemu wczytasz z plików GPX, KML lub CSV, a lokalizatory z otwartym protokołem podłączysz sam.

Na stronie programu do ewidencji przebiegu pojazdu opisaliśmy, jakie pola Locate wypełnia i jak wygląda zatwierdzanie okresu. Chcesz zobaczyć to na własnej trasie? Wczytaj plik w demie, a program pokaże przejazdy i gotową ewidencję.

Co jeszcze warto zrobić przy okazji

Gdy porządkujesz koszty floty, przy okazji uporządkuj dokumenty kosztowe. Faktury za paliwo, leasing i serwis dobrze jest wystawiać i odbierać w jednym miejscu, na przykład w programie do fakturowania zgodnym z KSeF, żeby księgowa miała komplet bez szukania w skrzynkach.

Dopiero komplet, czyli ewidencja, faktury i raport kosztu na 100 km, daje odpowiedź na pytanie, ile naprawdę kosztuje flota. Ten tekst ma charakter ogólny i nie jest poradą podatkową.

Czytaj dalej

• Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT krok po kroku
• Lokalizator GPS do samochodu firmowego, na co patrzeć przy zakupie
• Monitoring GPS pracownika a RODO i Kodeks pracy
• Telematyka w transporcie, co dane z pojazdu dają małej firmie
• Brak ewidencji przebiegu pojazdu i utrata odliczenia 100 procent VAT
• Czy ewidencja przebiegu z GPS wystarcza przy kontroli VAT