Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT krok po kroku

Kiedy ewidencja przebiegu jest potrzebna

Samochody osobowe używane w firmie i prywatnie dają co do zasady prawo do odliczenia 50 procent VAT od zakupu i kosztów eksploatacji. Pełne 100 procent jest możliwe, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, a podatnik spełnia warunki z art. 86a ustawy o VAT. Jednym z nich jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Drugim warunkiem jest zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 w terminie wskazanym w przepisach, zwykle do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym pojazd zaczęto wykorzystywać do działalności. Przepisy zmieniały się w ostatnich latach, dlatego przed decyzją warto sprawdzić aktualne brzmienie albo zapytać księgowego.

Wymagane pola ewidencji

Art. 86a ust. 7 wymienia elementy, które ewidencja zawiera dla każdego wyjazdu. Trzeba je mieć w jednym, spójnym dokumencie.

• numer kolejnego wpisu
• data wyjazdu i data jego zakończenia
• cel wyjazdu
• opis trasy, czyli skąd i dokąd
• liczba faktycznie przejechanych kilometrów
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
• stan licznika na początek i na koniec okresu, za który sporządzono ewidencję

Ewidencję prowadzi się za okresy rozliczeniowe VAT, a stan licznika na koniec okresu potwierdza podatnik.

Najczęstsze błędy w ewidencji

Najczęstszy błąd to uzupełnianie ewidencji z pamięci na koniec miesiąca. Kilometry nie zgadzają się wtedy z tankowaniami i z fakturami z serwisu, a każda rozbieżność jest argumentem dla kontrolującego. Drugi błąd to opisy typu „wyjazd służbowy” bez wskazania, dokąd i po co.

Kolejny problem to brak spójności stanów licznika. Jeśli stan końcowy jednego okresu nie jest początkowym następnego, ewidencja traci wiarygodność. Do tego dochodzą jazdy prywatne wpisane jako służbowe, które w aucie z pełnym odliczeniem w ogóle nie powinny się zdarzać.

Ewidencja przebiegu z danych GPS

Lokalizator zapisuje czas i pozycję każdego przejazdu, więc kilometry, daty i trasy powstają bez przepisywania. Locate dzieli dzień na przejazdy i postoje, liczy kilometry i tworzy wpisy z kolumnami wymaganymi w ewidencji. Kierowca uzupełnia cel wyjazdu, a na koniec okresu podatnik potwierdza zestawienie.

Dane z GPS nie zastępują decyzji podatnika. Nadal to on odpowiada za treść ewidencji, za zgłoszenie VAT-26 i za to, że samochód faktycznie jest używany tylko w działalności. Narzędzie ogranicza błędy, ale nie zmienia przepisów.

Jak sprawdzić to na własnej trasie

Najprościej wczytać plik trasy w demo na stronie ewidencji przebiegu pojazdu i zobaczyć gotowe wpisy. Jeśli prowadzisz większą flotę, sprawdź też plany i ceny w cenniku, bo ewidencja jest w każdym planie.

Czytaj dalej

• Lokalizator GPS do samochodu firmowego, na co patrzeć przy zakupie
• Monitoring GPS pracownika a RODO i Kodeks pracy
• Telematyka w transporcie, co dane z pojazdu dają małej firmie
• Ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS dla firmy
• Brak ewidencji przebiegu pojazdu i utrata odliczenia 100 procent VAT
• Czy ewidencja przebiegu z GPS wystarcza przy kontroli VAT