Brak ewidencji przebiegu pojazdu i utrata odliczenia 100 procent VAT

Co się dzieje, gdy ewidencji nie ma

Dla samochodu osobowego używanego do działalności i do celów prywatnych odliczenie VAT wynosi co do zasady 50 procent. Pełne 100 procent przysługuje przy użyciu wyłącznie w działalności, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu i złożenia informacji VAT-26. Jeśli ewidencji brakuje, organ może uznać, że warunku nie spełniono, a nadwyżka odliczonego podatku trafia do korekty razem z odsetkami.

Rozmiar problemu rośnie z liczbą aut i miesięcy. Przy jednej fakturze za paliwo różnica jest niewielka. Przy kilku autach w leasingu i dwóch latach rat, paliwa i serwisu to kwota, o której księgowa chce wiedzieć wcześniej niż po wezwaniu.

Najczęstsze powody, dla których ewidencję kwestionuje się przy kontroli

Same braki formalne zdarzają się rzadziej niż ewidencje, które wyglądają na uzupełnione hurtem. Kontrolujący zestawia kilometry z fakturami za paliwo, przeglądami i danymi z serwisu.

• wpisy bez numerów kolejnych albo z lukami w datach
• kilometry, które nie zgadzają się ze stanem licznika w serwisie
• opisy trasy w stylu „spotkanie” bez miejsca docelowego
• ten sam wzór trasy powtarzany co dzień, mimo różnych zleceń
• brak informacji, kto kierował pojazdem
• ewidencja uzupełniona jednego dnia za cały kwartał

Jak się zabezpieczyć w praktyce

Najpewniejszy sposób to zapis w chwili jazdy, a nie z pamięci. Lokalizator zapisuje czas i pozycję każdego przejazdu, więc kilometry i daty wynikają z trasy, a nie z deklaracji. Locate zamienia je we wpisy z numerem, datą, trasą, kilometrami i kierującym, a kierowca dopisuje tylko cel wyjazdu.

Drugi element to zatwierdzanie okresu co miesiąc, nie raz do roku. Zatwierdzony okres blokuje się przed przypadkowymi zmianami, a w razie pytania pokazujesz trasę na mapie. Jazdy prywatne kierowca oznacza osobno, więc nie giną i nie mieszają się ze służbowymi.

Ile to kosztuje w porównaniu z ryzykiem

Plan Start to 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Do tego lokalizator, zwykle od około 150 do 300 zł za sztukę. Aby ocenić opłacalność, policz własną kwotę: roczne koszty z VAT w ratach, paliwie i serwisie pomnóż przez połowę podatku. To jest wartość, o którą ubiegasz się przy pełnym odliczeniu, więc od niej zależy, jak ostrożnie prowadzić dokument.

Co zrobić, jeśli ewidencji nie prowadzisz od miesięcy

Nie odtwarzaj z pamięci wstecznych miesięcy. Skonsultuj z księgową lub doradcą podatkowym, czy zostać przy odliczeniu 50 procent za okres bez ewidencji, i uruchom prowadzenie jej od najbliższego okresu rozliczeniowego. Z biurem rachunkowym ustal też, kto zatwierdza ewidencję i w jakim terminie przekazuje plik. Jeśli szukasz księgowej, która zna się na firmach z flotą, pomoże dobór biura rachunkowego do branży i liczby dokumentów.

Gdy chcesz zobaczyć, jak wyglądają wpisy z własnych tras, wczytaj plik GPX, KML lub CSV w demo na stronie programu do ewidencji przebiegu pojazdu. Spółkom z autami w leasingu polecamy opis na stronie o ewidencji przebiegu dla spółki z o.o., a koszty planów sprawdzisz w cenniku. Kierowca obsługuje wszystko z telefonu, o czym piszemy na stronie aplikacji do ewidencji przebiegu pojazdu.

Czytaj dalej

• Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT krok po kroku
• Lokalizator GPS do samochodu firmowego, na co patrzeć przy zakupie
• Monitoring GPS pracownika a RODO i Kodeks pracy
• Telematyka w transporcie, co dane z pojazdu dają małej firmie
• Ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS dla firmy
• Czy ewidencja przebiegu z GPS wystarcza przy kontroli VAT