Program do ewidencji przebiegu pojazdu, który sam zbiera trasy z GPS

Co zawiera ewidencja prowadzona w programie

Przy odliczeniu 100 procent VAT od auta używanego wyłącznie do działalności ustawa o VAT w art. 86a ust. 7 wymaga ewidencji z konkretnymi polami. Locate wypełnia je z tras: numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, stan licznika na początek i koniec okresu, a dla każdego wyjazdu kolejny numer wpisu, datę, opis trasy od miejsca do miejsca, liczbę kilometrów i kierującego.

Brakuje tylko jednej rzeczy, której żaden lokalizator nie odgadnie, czyli celu wyjazdu. Kierowca uzupełnia go w telefonie jednym dotknięciem albo wybiera z listy własnych celów, a kierownik widzi, które wpisy czekają na opis.

• wpisy powstają automatycznie z przejazdów i postojów
• cel wyjazdu uzupełnia kierowca, na przykład „wizyta u klienta”
• stany licznika są wyliczane i można je skorygować wpisem z pulpitu auta
• na koniec okresu zatwierdzasz wpisy i pobierasz plik XLSX albo PDF

Jak to wygląda w praktyce, krok po kroku

Dodajesz pojazd w panelu, podłączasz lokalizator według instrukcji albo wczytujesz plik trasy z innego systemu w formacie GPX, KML lub CSV. Od pierwszej jazdy program dzieli dzień na przejazdy i postoje oraz zamienia je na wpisy do ewidencji.

Pod koniec miesiąca otwierasz zakładkę ewidencji, przeglądasz wpisy bez celu, oznaczasz jazdy prywatne i zatwierdzasz okres. Zatwierdzony okres jest zamknięty, więc księgowa dostaje dokument, który się już nie zmienia po cichu.

Dla kogo ten program jest najlepszy

Najlepiej sprawdza się w firmie, która ma od kilku do kilkudziesięciu samochodów w leasingu lub własnych i chce odliczać VAT w pełnej wysokości bez żmudnego prowadzenia kilometrówki ręcznie. Typowi użytkownicy to serwisy w terenie, firmy handlowe, przewoźnicy z busami i spółki, w których z aut korzysta kilku pracowników.

Jeśli używasz jednego auta i jeździsz niewiele, wystarczy plan Start do 5 pojazdów. Gdy flota rośnie, przechodzisz na plan Flota do 25 albo Biznes do 75 aut, a powyżej tej liczby działa Enterprise.

Program do ewidencji przebiegu a arkusz kalkulacyjny

Arkusz jest tani na starcie i drogi w utrzymaniu. Każdy wpis trzeba przepisać z licznika lub z pamięci, a przy kontroli luki w datach i kilometrach rzucają się w oczy. Program z GPS zapisuje trasę w chwili jazdy, więc kilometry zgadzają się z rzeczywistością, a nie z tym, co kierowca zapamiętał pod koniec miesiąca.

Czas też ma swoją cenę. Przy dziesięciu autach i kilkudziesięciu wyjazdach miesięcznie na każdy pojazd ręczne prowadzenie zajmuje księgowej lub asystentce godziny, które da się przeznaczyć na pracę przynoszącą przychód. Szerzej porównanie opisujemy w artykule o ewidencji w Excelu i z GPS.

Ile kosztuje program do ewidencji przebiegu

Płacisz za plan, a nie za każdy pojazd osobno. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, Flota 499 zł, Biznes 1199 zł, a Enterprise 2499 zł netto miesięcznie przy płatności miesięcznej. Rozliczenie roczne jest tańsze, a rezygnacja działa na koniec okresu rozliczeniowego, bez umowy na kilka lat.

Lokalizator kupujesz osobno u dowolnego sprzedawcy, zwykle za kilkaset złotych za sztukę. Jeśli masz już system u innego dostawcy, zaczynasz od zaimportowanych tras. Aktualne warunki znajdziesz w cenniku.

Jazdy prywatne i prywatność kierowców

Jeśli samochód ma pełne odliczenie VAT, jazdy prywatne co do zasady nie powinny w nim występować. W praktyce zdarzają się wyjątki i wtedy ważne jest, aby były oznaczone, a nie ukryte. W Locate kierowca oznacza jazdę prywatną jednym przyciskiem, a taka jazda nie trafia do widoku kierownika jako trasa służbowa.

Pracownikom należy się informacja o monitoringu, cel i zakres danych trzeba zapisać w regulaminie, a o wprowadzeniu lokalizacji poinformować z wyprzedzeniem. Wymagania opisujemy w artykule o monitoringu GPS pracownika a RODO.

Co zrobić z dokumentem przy kontroli

Zatwierdzony okres możesz w każdej chwili pobrać jako XLSX albo PDF i przekazać księgowej lub organowi kontroli. Dokument zawiera komplet pól, a poszczególne wpisy mają numery bez przerw. Zwróć uwagę, że każdy wpis opiera się na zapisanej trasie, więc w razie pytania możesz pokazać na mapie, którędy auto naprawdę jechało.

Dane trzymamy tak długo, jak obejmuje to wybrany plan, od 12 do 36 miesięcy historii tras, więc o starszym okresie warto mieć pobrany plik. Zasady bezpieczeństwa i dostępu opisuje strona o bezpieczeństwie danych.

Czego program nie robi za Ciebie

Locate nie jest doradcą podatkowym i nie rozstrzyga, czy dane auto kwalifikuje się do pełnego odliczenia. Daje rzetelne dane i kompletny dokument zgodny z wymaganymi polami. Decyzję o sposobie rozliczenia pojazdu podejmujesz razem z księgową, a przy wątpliwościach z doradcą podatkowym.