Monitoring GPS pracownika a RODO i Kodeks pracy

Podstawa prawna monitoringu pojazdów

Od 2019 roku Kodeks pracy zawiera przepisy o monitoringu w art. 22 z indeksem 2 i 3. Art. 22 z indeksem 3 dotyczy innych form monitoringu niż wizyjny i poczta, a więc także lokalizacji GPS. Monitoring wolno wprowadzić, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W praktyce dla floty samochodowej uzasadnienie to ochrona mienia i organizacja pracy: wiedza, gdzie jest pojazd, dyspozycja zleceń, reakcja przy kradzieży albo wypadku. Cel należy zapisać, bo od niego zależy zakres danych, jaki wolno zbierać.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca ustala cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, gdy nie ma obowiązku wydania regulaminu. Pracowników informuje się o wprowadzeniu monitoringu nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nowo zatrudnionych informuje się przed dopuszczeniem do pracy.

Informacja powinna wskazywać, jakie dane są zbierane, w jakim celu, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. To także spełnienie obowiązków z RODO wobec osób, których dane dotyczą.

Jazdy prywatne i zasada minimalizacji

Jeżeli pracownik może używać auta prywatnie, lokalizacja z tych jazd rodzi największe ryzyko. RODO wymaga minimalizacji danych, więc pracodawca nie powinien zbierać pozycji, których nie potrzebuje. Rozwiązaniem jest tryb prywatny: kierowca włącza go przed jazdą prywatną, a dane nie trafiają do widoku przełożonego.

Trzeba pamiętać, że w samochodzie, dla którego odliczasz VAT w pełnej wysokości, jazdy prywatne nie powinny w ogóle występować. Wtedy tryb prywatny dotyczy aut z odliczeniem częściowym albo obsługi wyjątków.

• zapisz cel monitoringu w regulaminie
• poinformuj pracowników co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem
• ogranicz dostęp do danych według ról
• ustal okres przechowywania i trzymaj się go
• włącz tryb prywatny dla jazd poza pracą

Dobre praktyki pracodawcy

Przygotuj krótką politykę korzystania z pojazdów służbowych i poproś kierowców o potwierdzenie zapoznania się z nią. Ustal, kto z kierownictwa widzi mapę na żywo, a kto tylko raporty. Przy większej liczbie pracowników rozważ ocenę skutków dla ochrony danych.

Ten tekst ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną. Szczegółowe wdrożenie dobrze skonsultować z prawnikiem. Zasady działania ról i trybu prywatnego opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.

Czytaj dalej

• Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT krok po kroku
• Lokalizator GPS do samochodu firmowego, na co patrzeć przy zakupie
• Telematyka w transporcie, co dane z pojazdu dają małej firmie
• Ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS dla firmy
• Brak ewidencji przebiegu pojazdu i utrata odliczenia 100 procent VAT
• Czy ewidencja przebiegu z GPS wystarcza przy kontroli VAT