Ewidencja przebiegu z GPS przy kontroli VAT i co pokazać urzędowi

Co ustawa wymaga od ewidencji, a czego nie

Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wymienia elementy ewidencji przebiegu: numer rejestracyjny, daty rozpoczęcia i zakończenia, stan licznika na początek i koniec okresu oraz dla każdego wyjazdu numer wpisu, daty, cel, opis trasy, liczbę kilometrów i dane kierującego. Przepis nie narzuca formy ani narzędzia, więc ewidencja z systemu może być równie dobra jak papierowa, o ile zawiera komplet pól.

Ważne jest też to, że ewidencję prowadzi się za okresy rozliczeniowe, a stan licznika na koniec okresu potwierdza podatnik. Dokument, który nikt nie przejrzał i nie zatwierdził, jest słabszym dowodem niż ten sam dokument zamknięty świadomie.

Co GPS wnosi do ewidencji

Lokalizator zapisuje czas i pozycję w chwili jazdy, a nie z pamięci na koniec miesiąca. Dzięki temu daty, kilometry i opis trasy opierają się na zapisie, który można pokazać na mapie. Przy pytaniach urzędu to różnica między „tak pamiętam” a „tędy jechało auto”.

Zwróć uwagę, że przy dziesięciu autach różnice między ręczną kilometrówką a rzeczywistością rosną z każdym miesiącem. Porównanie obu podejść opisujemy w artykule ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS.

daty i kilometry z zapisanych tras
opis trasy od miejsca do miejsca
numeracja wpisów bez przerw
możliwość pokazania przejazdu na mapie

Czego GPS nie zastąpi

Cel wyjazdu zna tylko człowiek. System może zaproponować listę celów, ale to kierowca wybiera właściwy. Podobnie jazdy prywatne trzeba świadomie oznaczyć, a o tym, czy auto w ogóle kwalifikuje się do pełnego odliczenia, decyduje sposób jego używania, nie narzędzie.

Pamiętaj również o formalnościach. Pojazd, który ma być rozliczany ze 100 procent VAT, wymaga zgłoszenia na formularzu VAT-26. Terminy i konsekwencje ustal z księgową lub doradcą podatkowym, bo to one zależą od Twojej sytuacji. Skutki braku ewidencji omawiamy w tekście o braku ewidencji a odliczeniu VAT.

O co zwykle pytają przy sprawdzaniu ewidencji

Sprawdzający porównuje ewidencję z innymi dokumentami firmy. Zestawia kilometry z tankowaniami, fakturami z serwisu i przeglądami, a daty wyjazdów z delegacjami, fakturami sprzedaży i umowami z klientami. Jeśli auto w ewidencji stoi trzy dni w jednym mieście, a faktura za paliwo jest z innego, pojawia się pytanie.

Przy ewidencji z GPS łatwiej na takie pytania odpowiedzieć, bo każdy wpis ma za sobą zapisany przejazd z godziną i pozycją. Nie musisz odtwarzać dnia z pamięci. Wystarczy otworzyć trasę z tej daty i pokazać, dokąd auto dojechało i jak długo tam stało. Warto też mieć pod ręką umowę z kierowcą lub regulamin, który opisuje zasady używania pojazdu wyłącznie do działalności.

Najczęstsze luki w ewidencji prowadzonej z GPS

Sam GPS nie chroni przed błędami organizacyjnymi. Najczęstsza luka to wpisy bez celu wyjazdu, bo nikt ich nie uzupełnił, a okres zatwierdzono w pośpiechu. Druga to zmiana kierowcy w trakcie miesiąca bez odnotowania, kto jechał. Trzecia to lokalizator odłączony na kilka dni, po którym w trasach pojawia się dziura, a stan licznika przestaje się zgadzać z rzeczywistym.

Dobrze jest wprowadzić prosty rytuał na koniec okresu: kierownik przegląda wpisy bez celu, sprawdza przerwy w danych dłuższe niż doba, porównuje stan licznika z odczytem z deski rozdzielczej i dopiero wtedy zatwierdza okres. To kwadrans na flotę kilku aut, a nie kilka godzin przepisywania.

wpisy bez celu wyjazdu
brak informacji, kto kierował pojazdem
przerwy w danych po odłączeniu lokalizatora
stan licznika niezgodny z odczytem z auta

GPS, kilometrówka papierowa i arkusz: co jest mocniejszym dowodem

Żadna z form nie jest z góry przesądzona przez przepisy, ale różnią się wiarygodnością. Ręczna kilometrówka i arkusz zawierają to, co ktoś wpisał, więc dowodem jest jego rzetelność. Ewidencja z GPS zawiera to, co zapisano w chwili jazdy, i jest dodatkowo spójna wewnętrznie: sumy kilometrów wynikają z tras, a nie z szacunku.

W praktyce firmy z wieloma kierowcami wybierają GPS nie z powodu kontroli, tylko dlatego, że ręczne prowadzenie ewidencji przy kilku autach zajmuje księgowej lub asystentce godziny w miesiącu. Kontrola jest wtedy dodatkową korzyścią, a nie jedynym powodem. Ile to kosztuje, opisujemy na stronie o programie do ewidencji przebiegu pojazdu.

Ile czasu zajmuje wdrożenie

Dodanie pojazdu, wpisanie stanu licznika na początek ewidencji i podłączenie lokalizatora to zwykle kilkanaście minut na auto. Jeśli masz już trasy z innego systemu, wczytujesz je plikiem GPX, KML lub CSV i zaczynasz od historii. Kierowców uczysz jednej czynności: wybrania celu wyjazdu w telefonie.

Warto zacząć od początku okresu rozliczeniowego, żeby pierwsza ewidencja obejmowała pełny okres bez luk. Jeśli zaczynasz w środku miesiąca, ustal z księgową, jak ująć wcześniejszą część okresu, zamiast odtwarzać ją z pamięci.

Jak wygląda dokument gotowy na kontrolę

Dobra ewidencja za okres to jeden plik na pojazd, z kompletem pól, kolejnymi numerami i potwierdzonym stanem licznika. Locate tworzy wpisy z tras, kierowca uzupełnia cel, a osoba odpowiedzialna za VAT zatwierdza okres i pobiera XLSX albo PDF. Zatwierdzony okres jest zamknięty, więc nie zmienia się po cichu.

Przy aucie w leasingu masz po zakończeniu umowy ciągłą ewidencję od pierwszego do ostatniego dnia. Jeśli planujesz potem wykup, kupno auta poleasingowego możesz porównać na aukcjach pojazdów poleasingowych, a ewidencję zamknąć razem z umową.

Jak sprawdzić to przed zakupem

Najprościej wczytać własny plik trasy w GPX, KML lub CSV do demo ewidencji przebiegu pojazdu i obejrzeć powstałe wpisy. Jeśli prowadzisz spółkę z kilkoma autami w leasingu, zajrzyj na stronę o ewidencji przebiegu dla spółki z o.o., a koszty planów sprawdzisz w cenniku.

Locate nie jest doradcą podatkowym i nie gwarantuje wyniku kontroli. Dostarcza dane i dokument oparty na zapisanych trasach, a ocena zgodności z przepisami należy do Ciebie i Twojego doradcy.

Sprawdź to na własnej trasie

Wczytaj plik trasy i zobacz przejazdy oraz gotową ewidencję przebiegu.

Uruchom demo

Czytaj dalej

Czy ewidencja przebiegu z GPS wystarcza przy kontroli VAT