Ewidencja przebiegu pojazdu dla spółki z o.o. i aut w leasingu

Dlaczego spółka z o.o. ma z ewidencją większy kłopot niż jednoosobowa firma

W jednoosobowej działalności jeździ jedna osoba i łatwo ją rozliczyć. W spółce to samo auto prowadzi handlowiec w poniedziałek, serwisant w środę i prezes w weekend. Ewidencja musi wskazywać, kto kierował pojazdem przy każdym wyjeździe, a sama kilometrówka w arkuszu rozjeżdża się z rzeczywistością już po kilku tygodniach.

Locate przypisuje przejazdy do kierowców z karty pojazdu, a wyjątki, na przykład zastępstwo, poprawia się jednym wpisem. Cel wyjazdu uzupełnia ten, kto jechał, a Ty zatwierdzasz okres.

• przypisanie kierowców do pojazdów i zmiana kierowcy w trakcie okresu
• wpisy z numerem kolejnym, datami, trasą, kilometrami i stanami licznika
• role: właściciel, kierownik, księgowość z dostępem do ewidencji bez mapy na żywo
• jedna ewidencja na pojazd, zatwierdzana za okres rozliczeniowy VAT

Auta w leasingu a odliczenie 100 procent VAT

Przy samochodach osobowych z kratką VAT-1 odliczenie wynosi co do zasady 50 procent. Pełne 100 procent jest możliwe, gdy auto służy wyłącznie działalności, a spółka prowadzi ewidencję przebiegu i złoży w terminie informację VAT-26. Rata leasingowa, paliwo i serwis to koszty, przy których różnica między 50 a 100 procent VAT widać w każdej fakturze.

Locate nie rozstrzyga, czy dane auto kwalifikuje się do pełnego odliczenia. Daje spójną, udokumentowaną trasami ewidencję, którą pokażesz księgowej albo urzędowi. Decyzję o sposobie rozliczenia podejmujesz z doradcą podatkowym.

Jak to wygląda w spółce, krok po kroku

Dodajesz pojazdy z leasingu w panelu, wpisujesz stan licznika na początek ewidencji i podłączasz lokalizator albo wczytujesz trasy z pliku GPX, KML lub CSV. Od pierwszej jazdy powstają wpisy. Pod koniec miesiąca kierowcy uzupełniają cele wyjazdów, a osoba odpowiedzialna za rozliczenie VAT zatwierdza okres i pobiera XLSX albo PDF.

Przy zwrocie auta po zakończeniu leasingu masz zamkniętą, kompletną ewidencję tego pojazdu od pierwszego do ostatniego dnia, bez szukania brakujących kilometrów.

Co dostaje księgowa

Księgowa pobiera plik z kompletem pól, bez przepisywania z kilku arkuszy kierowców. Ma też raporty kosztów i przebiegów na pojazd, więc koszt kilometra widać obok faktur za paliwo, serwis i ratę. W planie Flota księgowość ma osobną rolę i nie widzi pozycji pojazdów na mapie na żywo.

Ile kosztuje ewidencja dla kilku aut w leasingu

Płacisz za plan, nie za każde auto. Start to 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę. Abonament jest miesięczny lub roczny, bez umowy na kilka lat, więc nie wiąże się z okresem leasingu. Aktualny cennik znajdziesz na stronie planów.