Dlaczego ewidencja przebiegu dotyczy także jednoosobowej firmy
Przy samochodzie osobowym używanym w działalności i prywatnie odliczenie VAT wynosi co do zasady 50 procent. Pełne odliczenie jest możliwe, gdy auto służy wyłącznie działalności, a przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Dotyczy to właściciela jednoosobowej firmy tak samo jak spółki, więc nikt nie jest zwolniony z dokumentu tylko dlatego, że jeździ sam.
Różnica jest praktyczna. W JDG nie ma kierowców do pilnowania, ale nie ma też nikogo, kto zrobi to za ciebie. Ewidencja ląduje na barkach właściciela, który w piątek wieczorem odtwarza z pamięci cały tydzień. To najczęstsze źródło dziur w datach i kilometrach, które potem rzucają się w oczy.
Czy auto w ogóle kwalifikuje się do pełnego odliczenia, decyduje sposób jego używania i ocena twojej księgowej. Locate daje rzetelny dokument, nie rozstrzyga o kwalifikacji pojazdu.
Jak wygląda ewidencja prowadzona z GPS w jednoosobowej firmie
Kupujesz lokalizator u dowolnego sprzedawcy, wpinasz go w auto i wpisujesz adres serwera z instrukcji. Możesz też wczytać trasy z pliku GPX, KML lub CSV, jeśli masz je z innego systemu albo z nawigacji. Od pierwszej jazdy program dzieli dzień na przejazdy i postoje i zamienia je na wpisy z numerem, datą, opisem trasy od miejsca do miejsca, liczbą kilometrów i stanami licznika.
Co kilka dni otwierasz telefon, przeglądasz listę wyjazdów i jednym dotknięciem wybierasz cel, na przykład „wizyta u klienta” albo „zakup materiałów”. Nie piszesz niczego od zera. Pod koniec miesiąca zatwierdzasz okres i pobierasz plik.
- wpisy powstają z zapisanych tras, nie z pamięci
- cel wyjazdu wybierasz z listy w telefonie
- jazdy prywatne oznaczasz jednym przyciskiem
- zatwierdzony okres jest zamknięty i gotowy do wysłania księgowej
Co dostaje księgowa i co zyskujesz na czasie
Księgowa dostaje jeden plik XLSX albo PDF na pojazd, z kompletem pól i kolejnymi numerami wpisów, bez zdjęć kilometrówki i bez dopytywania o daty. Dla biura rachunkowego to mniej wiadomości w skrzynce na początku miesiąca, a dla ciebie koniec cyklu „proszę o stan licznika”.
Policz to na własnym przykładzie. Jeśli ręczne prowadzenie ewidencji zajmuje ci godzinę miesięcznie, a godzina twojej pracy jest warta kilkadziesiąt złotych, to plan za 199 zł netto kosztuje mniej więcej tyle, ile czasu oddajesz co miesiąc papierowi. Do tego dochodzi spokój przy ewentualnym sprawdzeniu, bo każdy wpis opiera się na zapisanej trasie.
JDG z jednym autem czy z kilkoma
Plan Start obejmuje do 5 pojazdów, więc jednoosobowa firma z jednym lub dwoma autami mieści się w nim z zapasem. Gdy zatrudniasz pierwszego pracownika i dochodzą kolejni kierowcy, nie zmieniasz narzędzia. Dodajesz pojazdy i osoby, a ewidencja zachowuje ciągłość numeracji.
Jeśli przekształcasz firmę w spółkę z o.o. i auta wchodzą w leasing spółki, historia tras zostaje w panelu, a zasady opisujemy na stronie o ewidencji przebiegu dla spółki z o.o. w leasingu.
Ile kosztuje ewidencja przebiegu dla JDG
Płacisz za plan, nie za każde auto. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Rozliczenie roczne jest tańsze, a rezygnacja działa na koniec okresu rozliczeniowego, bez wieloletniej umowy. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę.
Aktualne ceny i różnice między planami sprawdzisz w cenniku. Zasady działania ewidencji, pola dokumentu i demo na własnym pliku trasy opisujemy na stronie ewidencji przebiegu pojazdu, a obsługę z telefonu na stronie o aplikacji do ewidencji przebiegu.
Czego narzędzie nie zrobi za ciebie
Locate nie zgłasza pojazdu na VAT-26 i nie jest doradcą podatkowym. Zgłoszenie auta do pełnego odliczenia oraz terminy ustalasz z księgową. Nie uzupełni też celu wyjazdu za ciebie, bo zna go tylko osoba, która jechała. Dostajesz porządne dane, kompletny dokument i mniej pracy, a decyzje podatkowe zostają tam, gdzie powinny.
Pytania i odpowiedzi
Musi, jeśli chce odliczyć 100 procent VAT od samochodu osobowego używanego wyłącznie w działalności. Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT określa pola ewidencji. Przy odliczeniu 50 procent obowiązek ten nie występuje, ale warunki ustal z księgową.
Nie. Kilometry, daty, opis trasy i stany licznika powstają z zapisanych tras GPS. Ty wybierasz tylko cel wyjazdu i oznaczasz ewentualne jazdy prywatne, a na koniec okresu zatwierdzasz ewidencję.
Tak. Start obejmuje do 5 pojazdów za 199 zł netto miesięcznie, więc jednoosobowa firma z jednym lub dwoma autami mieści się w nim bez dopłat. Lokalizator kupujesz osobno.
Plik XLSX albo PDF z kompletem pól ewidencji i kolejnymi numerami wpisów za zatwierdzony okres. Księgowa nie przepisuje niczego z kilometrówki ani z arkusza.