Ile kosztuje ewidencja przebiegu pojazdu w firmie i co się opłaca

Z czego składa się koszt ewidencji przebiegu

Koszt ewidencji to nie tylko cena narzędzia. Składają się na niego trzy rzeczy: licencja lub abonament, czas osób, które wpisują i sprawdzają dane, oraz ryzyko, że dokument będzie niekompletny, gdy trzeba będzie go pokazać. Pierwsza pozycja jest widoczna na fakturze, dwie pozostałe giną w pensjach i w nerwach przed rozliczeniem.

Przypomnijmy, po co to wszystko. Pełne odliczenie 100 procent VAT od samochodu osobowego używanego wyłącznie w działalności wymaga ewidencji z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Różnica między odliczeniem 50 a 100 procent przy aucie w leasingu to często kilka tysięcy złotych rocznie, więc ewidencja zwykle opłaca się z zapasem, o ile jest prowadzona rzetelnie. Wysokość oszczędności policz z księgową na faktycznych kosztach swojego auta.

Arkusz kalkulacyjny i papierowa kilometrówka

Licencja kosztuje zero złotych, bo arkusz masz w pakiecie biurowym. Płacisz czasem. Każdy wyjazd trzeba wpisać z datą, trasą, celem i stanem licznika, najlepiej tego samego dnia, a w praktyce robi się to hurtem pod koniec miesiąca. Przy jednym aucie to może być kwadrans po każdym tygodniu, przy dziesięciu to już praca dla osoby, która ma co innego do roboty.

Drugi koszt to błędy. Kilometry „z pamięci” rzadko zgadzają się z faktycznym przebiegiem, a przy sprawdzeniu ewidencji luki w datach i niespójne stany licznika od razu widać. Porównanie obu podejść rozwijamy w artykule ewidencja przebiegu w Excelu czy z GPS.

Aplikacja do wpisywania wyjazdów

Aplikacje, w których kierowca sam uruchamia i kończy trasę, kosztują zwykle kilkanaście do kilkudziesięciu złotych miesięcznie za pojazd lub użytkownika, ale ceny różnią się między dostawcami, więc sprawdź aktualny cennik wybranego narzędzia. Wygoda jest większa niż w arkuszu, jednak zostaje ten sam słaby punkt: ktoś musi pamiętać o kliknięciu. Zapomniany start trasy to dziura w ewidencji.

Przy kilku autach rośnie też liczba osób, które trzeba przypilnować. Koszt czasu przesuwa się z wpisywania na przypominanie i poprawianie.

Ewidencja z lokalizatora GPS

Tu płacisz abonament i kupujesz lokalizator. W Locate plan Start to 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25, Biznes 1199 zł za do 75, a Enterprise 2499 zł netto przy płatności miesięcznej. Rozliczenie roczne jest tańsze, a umowy na kilka lat nie ma. Lokalizator to jednorazowy wydatek rzędu 150 do 300 zł za sztukę, kupowany u dowolnego sprzedawcy, którego urządzenie wysyła pozycję otwartym protokołem.

Wpisy powstają z zapisanych tras, więc nikt niczego nie zapomina uruchomić. Kierowca wybiera tylko cel wyjazdu, a okres zatwierdza osoba odpowiedzialna za rozliczenie. Szczegóły opisujemy na stronie programu do ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykładowe wyliczenie dla firmy z pięcioma autami

Załóżmy, że firma ma pięć aut i ręczne prowadzenie ewidencji zajmuje łącznie około pięciu godzin miesięcznie wraz z przypominaniem kierowcom i sprawdzaniem wpisów. To założenie ilustracyjne, twoje liczby mogą być inne. Przy godzinie pracy wycenionej na 60 zł daje to 300 zł miesięcznie, czyli więcej niż plan Start za 199 zł netto. Do tego dochodzi jednorazowy zakup pięciu lokalizatorów, który zwraca się po kilku miesiącach samą oszczędnością czasu.

Przy jednym aucie rachunek jest bliższy remisu i wtedy decyduje wygoda oraz bezpieczeństwo dokumentu, nie sama kwota. Przy dziesięciu autach różnica rośnie, bo czas ręcznej obsługi rośnie liniowo, a abonament skokowo. Przelicz to na swoich godzinach, zanim wybierzesz rozwiązanie.

czas na wpisywanie i sprawdzanie: liczba aut razy minuty na auto w miesiącu
cena godziny pracy osoby, która ewidencję prowadzi
abonament i jednorazowy zakup lokalizatorów
ryzyko luk w dokumencie, którego nie da się wycenić z góry

Ukryte koszty, o których zwykle się zapomina

Pierwszy to zastępstwa. Gdy osoba, która prowadzi arkusz, jest na urlopie, ewidencja stoi albo jest uzupełniana wstecz, a wpisy wstecz są najsłabszym ogniwem dokumentu. Drugi to poprawki przed zamknięciem miesiąca: księgowa pyta o brakujący stan licznika, ktoś szuka zdjęcia deski rozdzielczej, a termin rozliczenia się zbliża.

Trzeci koszt pojawia się przy zmianie biura rachunkowego, sprzedaży auta lub końcu leasingu. Ewidencja trzymana w jednym systemie, z numeracją wpisów bez przerw i historią tras, przechodzi taką zmianę bez rekonstruowania przeszłości. Rozproszone arkusze z kilku lat trzeba przy tym ręcznie składać w całość.

Warto też wiedzieć, że dane GPS trzeba chronić i informować o nich kierowców. W Locate jazdy prywatne oznacza się jednym przyciskiem, a pracownicy powinni znać regulamin monitoringu. Te formalności kosztują godzinę pracy raz, nie co miesiąc.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

Zapytaj, czy dokument zawiera wszystkie pola z ustawy, czy okres da się zatwierdzić i zamknąć, czy plik trafia do księgowej w formacie, który zna, oraz czy możesz wczytać trasy z innego systemu, jeśli masz już lokalizatory. Sprawdź też, jak długo trzymane są dane i czy rezygnacja nie wiąże cię wieloletnią umową.

Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz stronę o ewidencji przebiegu pojazdu dla JDG. Spółkom z autami w leasingu polecamy opis na stronie o ewidencji przebiegu dla spółki z o.o., a aktualne ceny planów znajdziesz w cenniku.

Pamiętaj o kierowcach, nie tylko o samochodach

Jeśli ewidencję wprowadzasz przy okazji zatrudniania kierowców, razem z regulaminem monitoringu załatw formalności zdrowotne. Wstępne i okresowe badania pracowników zorganizujesz przez badania medycyny pracy dla firm, a w Locate wystarczy dodać nowego kierowcę do pojazdu.

Jak sprawdzić to przed zakupem

Najprościej wczytać własny plik trasy w GPX, KML lub CSV do demo ewidencji i zobaczyć, jak z jednej jazdy powstaje wpis z kompletem pól. Zajmuje to kilka minut i pokazuje, czy dokument odpowiada temu, czego oczekuje twoja księgowa.

Sprawdź to na własnej trasie

Wczytaj plik trasy i zobacz przejazdy oraz gotową ewidencję przebiegu.

Uruchom demo

Czytaj dalej