Ewidencja przebiegu pojazdu dla handlowców, bez kilometrówki w teczce

Dlaczego handlowcy to najtrudniejsza grupa kierowców do ewidencji

Przedstawiciel handlowy zmienia miejsce kilka razy dziennie. Dzień z pięcioma wizytami to pięć odcinków, pięć celów i pięć stanów licznika, a prowadzenie tego ręcznie w samochodzie kończy się notatkami z pamięci w piątek wieczorem. Dla firmy, która chce odliczyć 100 procent VAT od aut handlowców, ten rozrzut jest największym ryzykiem w dokumentacji, bo luki w datach i kilometrach widać gołym okiem.

Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wymaga w ewidencji między innymi numeru kolejnego wpisu, dat rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu, opisu trasy od miejsca do miejsca, liczby przejechanych kilometrów, celu wyjazdu, stanów licznika oraz danych kierującego. Przy zespole handlowym tych wpisów są setki w miesiącu.

Jak działa ewidencja przebiegu dla zespołu handlowego

Każde auto ma lokalizator, którego adres serwera wskazuje na Locate. Program dzieli dzień na przejazdy i postoje, a z każdego przejazdu robi roboczy wpis z datą, trasą, kilometrami i stanami licznika. Handlowiec otwiera w telefonie listę swoich wyjazdów i wybiera cel, na przykład „wizyta u klienta” albo „prezentacja oferty”, a jazdy prywatne oznacza jednym przyciskiem.

Kierownik sprzedaży widzi, którzy kierowcy mają wyjazdy bez celu, i może zamknąć okres dopiero wtedy, gdy lista jest czysta. Po zatwierdzeniu wpisy są zablokowane, a księgowa pobiera jeden plik na pojazd.

• wpisy powstają z zapisanych tras, handlowiec nie przepisuje licznika
• cel wyjazdu wybiera się z listy w telefonie
• jazdy prywatne trafiają poza ewidencję służbową
• kierownik zatwierdza okres i zamyka go dla edycji
• plik XLSX lub PDF na pojazd dla księgowej

Pojazd służbowy używany też prywatnie

Wielu handlowców dostaje auto z możliwością jazd prywatnych i wtedy odliczenie VAT zwykle wynosi 50 procent. Pełne odliczenie dotyczy aut używanych wyłącznie w działalności i wymaga ewidencji, o której księgowa decyduje na podstawie konkretnego przypadku. Locate nie rozstrzyga o kwalifikacji pojazdu. Dostajesz natomiast rzetelny dokument oparty na zapisanych trasach i tryb prywatny, który oddziela jazdy poza pracą.

Zasady dla pracowników, w tym informowanie o monitorowaniu, opisujemy na stronie o monitoringu samochodów służbowych.

Mapa dla kierownika sprzedaży, nie tylko dokument

Te same dane obsługują dwie sprawy. Dla księgowej powstaje ewidencja, a dla kierownika mapa na żywo, która pokazuje, kto jest najbliżej klienta z pilnym zapytaniem. Historia tras do 36 miesięcy w planie Biznes pozwala wrócić do sporu o kilometry z dowolnego miesiąca. Pozycji nie trzeba nikomu przesyłać, bo lokalizator wysyła ją sam.

Całość opisuje strona o monitoringu floty, a mechanikę wpisów strona o ewidencji przebiegu pojazdu.

Ile kosztuje ewidencja przebiegu dla zespołu handlowców

Płacisz za plan, nie za każde auto. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25 i zawiera role oraz strefy klientów. Rozliczenie roczne jest tańsze. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę, i nie podpisujesz umowy na 36 miesięcy.

Policz to na własnym zespole. Jeśli księgowa albo asystentka spędza kilka godzin miesięcznie na ściganiu handlowców o stany licznika, plan Start lub Flota zwraca się samym odzyskanym czasem. Aktualne ceny są w cenniku, a ogólny opis programu na stronie programu do ewidencji przebiegu.

Czego narzędzie nie zrobi za handlowca

Locate nie zgłasza pojazdu na VAT-26 i nie zastępuje doradcy podatkowego. Nie zgadnie też celu wyjazdu, bo zna go tylko osoba, która jechała. Pilnuje natomiast, żeby każdy wyjazd miał wpis i żeby zamknięty okres nie dał się cicho zmienić.