Co to znaczy elektroniczna ewidencja w praktyce
Przepisy nie wymagają papieru. Ustawa o VAT wskazuje pola, jakie ewidencja ma zawierać, i nie narzuca formy, w której ją prowadzisz. Dlatego plik wygenerowany z programu jest pełnoprawnym dokumentem, o ile każdy wpis ma komplet danych i jest kompletny w czasie, a nie dopisywany hurtem przed kontrolą.
Różnica między elektroniczną ewidencją a arkuszem sprowadza się do źródła danych. W arkuszu ktoś przepisuje stany licznika z pamięci. W Locate trasa jest zapisana w momencie jazdy, więc daty, miejsca i kilometry nie zależą od tego, czy kierowca pamiętał o notatce.
- numer kolejny wpisu, data i opis trasy od miejsca do miejsca
- liczba przejechanych kilometrów i stany licznika na początku i końcu
- cel wyjazdu wskazany przez osobę, która jechała
- imię i nazwisko kierowcy oraz numer rejestracyjny pojazdu
Jak powstaje wpis w Locate
Lokalizator kupujesz u dowolnego sprzedawcy i wpisujesz adres serwera z instrukcji. Trasy możesz też wczytać z plików GPX, KML lub CSV. Program dzieli dzień na przejazdy i postoje i zamienia je na wpisy, a kierowca w telefonie dotyka właściwego celu, na przykład „wizyta u klienta” albo „dostawa”.
Jazdy prywatne oznaczasz jednym przyciskiem. Na koniec miesiąca zatwierdzasz okres, a program zamyka go przed zmianami i generuje plik. Zatwierdzony okres ma stałą numerację, więc ewidencja zachowuje ciągłość także wtedy, gdy zmienia się kierowca albo dochodzą kolejne auta.
Co zyskuje firma, a co księgowa
Firma oddaje wieczorne przepisywanie licznika i traci powód, dla którego kierowcy odkładają ewidencję na koniec miesiąca. Przy kilku autach to zwykle kilka godzin miesięcznie, a luki w datach znikają, bo nie ma czego dopisywać po fakcie.
Księgowa dostaje jeden plik na pojazd, z kompletem pól i kolejnymi numerami, zamiast zdjęć kilometrówki i wiadomości z pytaniem o stan licznika. W planie Flota może mieć wgląd w ewidencję bez dostępu do map. Szerzej o roli biura opisujemy na stronie o ewidencji przebiegu dla biur rachunkowych.
Dla kogo to rozwiązanie ma sens
Najbardziej opłaca się firmom, które chcą pełnego odliczenia VAT od aut używanych wyłącznie w działalności i mają ich więcej niż jedno. Dotyczy to spółek z autami w leasingu, zespołów handlowych, ekip serwisowych i jednoosobowych firm, w których właściciel sam prowadzi dokument.
Jeśli auto jeździ też prywatnie, odliczenie wynosi zwykle 50 procent i obowiązek ewidencji z art. 86a nie występuje, więc taki wariant omów z księgową, zanim zapłacisz za cokolwiek. Opisy dla poszczególnych sytuacji znajdziesz na stronach o ewidencji dla spółki z o.o. w leasingu, dla JDG i dla handlowców.
Ile kosztuje elektroniczna ewidencja przebiegu
Płacisz za plan, nie za auto. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Rozliczenie roczne jest tańsze, a rezygnacja działa na koniec okresu, bez wieloletniej umowy. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę.
Aktualne ceny i różnice między planami są w cenniku. Pełne zasady działania ewidencji i demo na własnym pliku trasy znajdziesz na stronie ewidencji przebiegu pojazdu, a opis gotowego rozwiązania na stronie programu do ewidencji przebiegu pojazdu.
Czego program nie zrobi za ciebie
Locate nie zgłasza pojazdu na VAT-26, nie jest doradcą podatkowym i nie rozstrzyga, czy dane auto kwalifikuje się do pełnego odliczenia. Daje rzetelne dane i kompletny dokument. Decyzje o sposobie rozliczenia pojazdu podejmujesz z księgową, a podstawą są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.
Pytania i odpowiedzi
Przepisy art. 86a ust. 7 ustawy o VAT określają pola ewidencji, a nie jej formę. Dokument z programu jest zatem dopuszczalny, jeśli zawiera komplet danych i wpisy powstają na bieżąco. Szczegóły dla swojego auta potwierdź z księgową.
Nie. Kilometry, daty, opis trasy i stany licznika powstają z zapisanych tras GPS. Ty wskazujesz cel wyjazdu, oznaczasz jazdy prywatne i zatwierdzasz okres na koniec miesiąca.
Plik XLSX albo PDF z kompletem pól ewidencji i kolejnymi numerami wpisów za zatwierdzony okres, osobno dla każdego pojazdu.
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, plan Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł.