Gdzie biuro rachunkowe traci czas przy ewidencji przebiegu
Przy kilkudziesięciu klientach z autami w leasingu ewidencja przebiegu staje się stałą pozycją w kalendarzu: przypomnienia, zdjęcia licznika wysyłane komunikatorem, arkusze w różnych formatach, brakujące daty. Każdy klient robi to trochę inaczej, a ty odpowiadasz za to, że odliczenie 100 procent VAT ma pokrycie w dokumencie.
Największy koszt to nie samo przepisywanie, tylko rozjazdy. Stan licznika z faktury za paliwo nie zgadza się z wpisem, w ewidencji brakuje tygodnia, a numeracja wpisów ma przerwę. Takie rzeczy wychodzą dopiero przy zamykaniu miesiąca albo przy sprawdzeniu.
Jak działa ewidencja z GPS po stronie klienta
Klient kupuje lokalizator u dowolnego sprzedawcy, wpisuje adres serwera z instrukcji Locate i od pierwszej jazdy program dzieli dzień na przejazdy i postoje. Z każdego przejazdu powstaje wpis z numerem, datą, opisem trasy, liczbą kilometrów i stanami licznika. Kierowca wybiera w telefonie tylko cel wyjazdu i oznacza jazdy prywatne.
Jeśli klient ma już trasy z innego systemu, wczytuje je plikiem GPX, KML lub CSV. Na koniec okresu osoba odpowiedzialna zatwierdza ewidencję, a okres zostaje zamknięty.
- wpisy powstają z zapisanych tras, nie z pamięci
- jeden spójny format dla każdego klienta
- numeracja wpisów bez przerw
- jazdy prywatne oddzielone od służbowych
Co dostajesz jako księgowa lub księgowy
W planie Flota są role, więc księgowa może mieć dostęp do ewidencji bez dostępu do mapy na żywo. Pobierasz plik XLSX albo PDF na pojazd za zatwierdzony okres, z kompletem pól wymaganych przez ustawę. Nie musisz niczego składać z kilku źródeł.
To rozwiązanie porządkuje dokument, ale nie zastępuje twojej oceny. Czy auto kwalifikuje się do pełnego odliczenia, kiedy zgłosić je na VAT-26 i jak rozliczyć jazdy prywatne, rozstrzygasz ty razem z klientem. Locate nie jest doradcą podatkowym.
Co możesz zaproponować klientom
Najprościej zacząć od klientów, którzy najbardziej zabierają ci czas: spółek z kilkoma autami w leasingu i właścicieli jednoosobowych firm, którzy prowadzą kilometrówkę w piątek wieczorem. Dla spółek opisujemy zasady na stronie o ewidencji przebiegu dla spółki z o.o. w leasingu, a dla jednoosobowych firm na stronie o ewidencji przebiegu dla JDG.
Klient płaci za plan, nie za każde auto. Start to 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupuje osobno, zwykle za około 150 do 300 zł. Wspólny rachunek, który możesz pokazać klientowi, rozpisujemy w artykule ile kosztuje ewidencja przebiegu pojazdu.
Jak sprawdzić to przed poleceniem klientom
Wczytaj dowolny plik trasy do demo ewidencji i zobacz, jak z jednej jazdy powstaje wpis z kompletem pól. Ogólny opis działania znajdziesz na stronie o programie do ewidencji przebiegu pojazdu, a plany w cenniku.
Pytania i odpowiedzi
Tak. W planie Flota są role, w tym rola księgowej, która widzi ewidencję i pobiera pliki bez dostępu do mapy na żywo. Dostęp nadaje klient w swoim koncie.
Jako plik XLSX albo PDF na pojazd, za zatwierdzony okres, z kolejnymi numerami wpisów i polami wymaganymi przez art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Nie. Zgłoszenie auta do pełnego odliczenia i terminy ustalasz z klientem. Locate prowadzi dokument ewidencji z zapisanych tras, nie doradza podatkowo.
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupuje osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę.