Dlaczego ekipy serwisowe są kłopotliwe dla ewidencji przebiegu
Serwisant robi dziennie kilka krótkich dojazdów, a bus bywa używany przez dwie osoby na zmianę. Notatnik w schowku kończy się brakami: nie wiadomo, kto jechał, skąd dokąd i po co. Dla firmy, która chce odliczać VAT od busów i aut serwisowych, takie luki są największym ryzykiem dokumentacji.
Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wymaga w ewidencji między innymi numeru kolejnego wpisu, dat rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu, opisu trasy, liczby kilometrów, celu wyjazdu, stanów licznika oraz danych kierującego. Przy kilku busach to kilkaset wpisów miesięcznie.
Jak powstaje ewidencja dla kilku busów i kierowców
Każdy pojazd ma lokalizator wysyłający pozycje do Locate. Program dzieli dzień na przejazdy i postoje i z każdego przejazdu robi roboczy wpis z datą, trasą, kilometrami i stanami licznika. Kierowca przypisany do pojazdu w danym dniu trafia do wpisu jako kierujący, więc zmiany osób na jednym busie nie psują dokumentu.
Cel wyjazdu ekipa wybiera w telefonie, na przykład „dojazd do klienta” albo „zakup materiałów”. Koordynator widzi wyjazdy bez celu i zamyka okres dopiero wtedy, gdy lista jest czysta.
- wpisy powstają z zapisanych tras, nikt nie przepisuje licznika
- kierujący przypisany do pojazdu na dzień
- cel wyjazdu z listy w telefonie
- jazdy prywatne poza ewidencją służbową
- zatwierdzenie okresu i plik XLSX lub PDF na pojazd dla księgowej
Mapa dla koordynatora, nie tylko dokument
Te same dane obsługują drugą sprawę. Koordynator widzi na mapie, która ekipa jest najbliżej pilnej awarii, i nie musi dzwonić po kolei do wszystkich. Strefy klientów pokazują wjazd i wyjazd z obiektu, a historia tras pozwala odpowiedzieć na pytanie klienta, o której ekipa faktycznie była na miejscu.
Opis tej części produktu znajdziesz na stronie o monitoringu floty, a mechanikę wpisów na stronie o ewidencji przebiegu pojazdu.
Bus czy auto z użytkiem prywatnym
Jeśli serwisanci zabierają busy do domu i bywają używane prywatnie, sposób odliczenia VAT zależy od zasad używania pojazdu, a decyzję podejmuje księgowa. Locate nie kwalifikuje pojazdów. Daje dokument oparty na zapisanych trasach i tryb prywatny, który oddziela jazdy poza pracą.
O zasadach informowania pracowników o monitorowaniu piszemy na stronie o monitoringu samochodów służbowych.
Ile kosztuje ewidencja przebiegu dla firmy serwisowej
Płacisz za plan, nie za każde auto. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25, Biznes obejmuje do 75. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę, i nie podpisujesz umowy na 36 miesięcy.
Policz to na własnej firmie. Jeśli administracja traci kilka godzin miesięcznie na ściganie ekip o stany licznika, plan zwraca się odzyskanym czasem. Aktualne ceny są w cenniku, a ogólny opis na stronie programu do ewidencji przebiegu.
Czego narzędzie nie zrobi
Locate nie zgłasza pojazdu na VAT-26 i nie zastępuje doradcy podatkowego. Nie odgadnie też celu wyjazdu, bo zna go tylko osoba, która jechała. Pilnuje, żeby każdy wyjazd miał wpis i żeby zamknięty okres nie dał się cicho zmienić.
Pytania i odpowiedzi
Nie. Kilometry, daty, opis trasy i stany licznika powstają z zapisanych tras GPS. Ekipa wybiera tylko cel wyjazdu w telefonie i oznacza jazdy prywatne, a koordynator zatwierdza okres.
Kierującego przypisujesz do pojazdu na konkretny dzień, więc każdy wpis ma właściwe dane kierowcy. Zmiana osoby nie wymaga nowego dokumentu.
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie za do 5 pojazdów, Flota 499 zł za do 25. Lokalizator kupujesz osobno, zwykle za około 150 do 300 zł za sztukę.
Tak. Po zatwierdzeniu okresu pobiera plik XLSX albo PDF na pojazd, z kolejnymi numerami wpisów i polami z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Zobacz także